Conditions générales de vente et d'utilisation

Article 1 — Préambule, définitions et champ d'application

1.1 Éditeur. Le logiciel Ok César est édité par CAPLEIA TECHNOLOGIES, SASU au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS d'Auxerre sous le n° 130 349 061, TVA intracommunautaire FR37130349061, dont le siège est situé 31 Grande Rue de Chablis, 89800 Préhy (ci-après « l'Éditeur »). Contact : contact@okcesar.fr.

1.2 Objet. Les présentes conditions générales de vente et d'utilisation (« CGV ») régissent, avec les conditions générales d'utilisation (« CGU ») et à l'exclusion de tout autre document, la souscription et l'utilisation du Service Ok César, solution de gestion viti-vinicole (vigne, cave, commercial) fournie en mode SaaS.

1.3 Clientèle exclusivement professionnelle. Le Service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité agricole, viticole, commerciale ou libérale. En souscrivant, le Client déclare agir en qualité de professionnel et que le Service entre dans le champ de son activité principale. Le Code de la consommation n'est pas applicable. L'Éditeur peut refuser toute souscription sans avoir à motiver sa décision.

1.4 Opposabilité. Toute souscription emporte acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGV et des CGU, matérialisée par la case cochée lors de l'inscription ou par la signature d'un devis. Elles prévalent sur toutes conditions générales d'achat ou tout autre document du Client, y compris communiqués postérieurement, qui sont inopposables à l'Éditeur sauf acceptation écrite et expresse de sa part.

1.5 Documents contractuels. Le Contrat est constitué, par ordre de priorité décroissant : (i) le devis ou bon de commande signé le cas échéant, (ii) les présentes CGV et l'annexe relative à la protection des données (DPA), (iii) les CGU, (iv) la grille tarifaire en vigueur au jour de la souscription. En cas de contradiction, le document de rang supérieur prévaut, sauf pour l'usage du Service, la propriété intellectuelle et la confidentialité, où les CGU prévalent sur les présentes CGV.

1.6 Définitions.

• Client : la personne morale ou physique professionnelle titulaire de l'abonnement.
• Utilisateur : toute personne placée sous la responsabilité du Client (salarié, associé, prestataire, comptable…) disposant d'identifiants d'accès.
• Service : l'accès au logiciel Ok César, à ses Modules et Options, à ses mises à jour et à sa documentation, via navigateur ou application.
• Module : un module principal (Vigne, Cave, Commercial). Option : une fonctionnalité vendue à la carte (ex. Boutique en ligne, Préparation de commandes).
• Abonnement : la combinaison de Modules, Options, sièges Utilisateurs et sociétés souscrite par le Client, selon une Période mensuelle ou annuelle.
• Période : la durée d'engagement en cours, mensuelle ou annuelle, courant à compter de la date d'activation.
• Données Client : les données saisies, importées ou générées par le Client ou ses Utilisateurs dans le Service.
• Services Tiers : les services non édités par l'Éditeur auxquels le Service se connecte (prestataire de paiement, logiciel comptable, messagerie, API publiques, hébergeurs…).

Article 2 — Souscription, prix, facturation et paiement

2.1 Souscription et livraison. Le Service est réputé livré et accepté dès la mise à disposition des identifiants d'accès. Toute réserve sur la conformité du Service doit être notifiée par écrit, motivée et justifiée, dans les cinq (5) jours ouvrés suivant l'activation ; à défaut, le Service est définitivement réputé conforme. Le Client laisse à l'Éditeur toute facilité pour constater la non-conformité alléguée, y compris en accédant à son compte.

2.2 Prix. Les prix sont ceux de la grille tarifaire en vigueur au jour de la souscription, exprimés en euros hors taxes. La TVA et toute taxe applicable sont à la charge du Client. Le prix de l'Abonnement est fonction des Modules, Options, sièges Utilisateurs et sociétés souscrits. Les remises (combinaison de Modules, paiement annuel, parrainage, offre commerciale) sont consenties pour la seule Période en cours, sont personnelles, non cumulables sauf mention contraire, et peuvent être retirées de plein droit en cas d'impayé, d'abus ou de fraude.

2.3 Paiement d'avance. L'Abonnement est payable d'avance, en début de Période, par prélèvement SEPA via le prestataire de paiement de l'Éditeur (actuellement GoCardless). Le Client autorise l'Éditeur à prélever toute somme due au titre du Contrat, y compris les ajustements, frais et pénalités prévus aux présentes. Le Client s'interdit de révoquer son mandat de prélèvement tant que des sommes restent dues ou que la Période en cours n'est pas échue.

2.4 Aucun remboursement. Toute Période commencée est due en totalité. Aucun remboursement, avoir ou prorata n'est accordé en cas de non-utilisation, d'utilisation partielle, de réduction du nombre d'Utilisateurs ou de Modules, de suspension imputable au Client ou de résiliation, quelle qu'en soit la cause, sauf faute prouvée de l'Éditeur et sauf dans les cas prévus aux articles 3.5 et 5.1. Les frais de mise en service, d'import de données, de paramétrage et de formation sont forfaitaires, dus à la commande et non remboursables.

2.5 Modifications d'Abonnement. L'ajout d'un Module, d'une Option, d'un siège ou d'une société prend effet immédiatement et est facturé au prorata de la Période restant à courir. Toute réduction (retrait de Module, d'Option, de siège ou de société, passage d'annuel à mensuel) ne prend effet qu'à l'échéance de la Période en cours. L'utilisation constatée au-delà des quantités souscrites (Utilisateurs, sociétés) est facturée au tarif en vigueur, rétroactivement depuis le début du dépassement.

2.6 Révision des prix. L'Éditeur peut modifier ses tarifs à tout moment. Les nouveaux tarifs s'appliquent au Client à compter de la Période suivante, sous réserve d'une information préalable d'au moins soixante (60) jours ; à défaut de résiliation avant l'échéance dans les conditions de l'article 3, le Client est réputé les avoir acceptés. En outre, pour les Abonnements annuels, le prix est indexé de plein droit à chaque date anniversaire selon la formule P1 = P0 × (S1 / S0), où S0 est le dernier indice Syntec publié à la date de souscription ou de la précédente révision et S1 le dernier indice publié à la date de révision.

2.7 Retard ou défaut de paiement. Toute somme non payée à l'échéance, notamment en cas de rejet de prélèvement, entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable :

1. des pénalités de retard au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix (10) points, calculées sur l'intégralité des sommes dues, à compter du jour suivant l'échéance ;
2. une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros par facture (article L. 441-10 du Code de commerce), sans préjudice d'une indemnisation complémentaire sur justificatifs si les frais exposés sont supérieurs ;
3. des frais de gestion de vingt (20) euros HT par prélèvement rejeté ou révoqué ;
4. la faculté pour l'Éditeur de suspendre l'accès au Service dans les conditions de l'article 3.6, puis de résilier le Contrat dans les conditions de l'article 3.5.

2.8 Contestation de facture. Toute contestation de facture doit être adressée par écrit et motivée dans les quinze (15) jours de son émission ; à défaut, la facture est réputée acceptée. Une contestation ne suspend pas l'obligation de payer la partie non contestée. Le Client s'interdit toute compensation entre les sommes dues à l'Éditeur et une créance qu'il prétendrait détenir sur lui.

2.9 Parrainage. Lorsqu'un nouveau Client crée son compte via le lien de parrainage d'un Client existant et souscrit dès l'origine le pack complet (Modules Vigne, Cave et Commercial) en paiement annuel, le Client parrain et le Client filleul reçoivent chacun un crédit de 150 € TTC. Ce crédit est imputé sur leur Abonnement par remboursement partiel d'un prélèvement, une fois le premier prélèvement du filleul effectivement payé. Seule la première souscription du filleul est prise en compte : aucun crédit n'est dû si elle est mensuelle ou ne comprend pas les trois Modules, y compris en cas de modification ultérieure. Le filleul doit être une nouvelle organisation, distincte du parrain et n'ayant jamais disposé d'un compte Ok César. Ces avantages sont accordés à titre commercial, peuvent être modifiés ou suspendus par l'Éditeur pour l'avenir, ne sont ni cumulables avec une autre offre promotionnelle ni convertibles en espèces, et peuvent être retirés ou récupérés conformément à l'article 2.2 en cas d'abus ou de fraude.

Article 3 — Durée, reconduction, résiliation et suspension

3.1 Prise d'effet. Le Contrat prend effet à la date de souscription. La Période court à compter de l'activation de l'Abonnement.

3.2 Abonnement mensuel. Il est conclu pour une Période d'un (1) mois, reconduite tacitement pour des Périodes successives d'un (1) mois. Le Client peut le résilier à tout moment depuis son espace Paramètres ou par écrit ; la résiliation prend effet à la fin de la Période mensuelle en cours, qui reste due en totalité.

3.3 Abonnement annuel. Il est conclu pour une Période ferme et irrévocable de douze (12) mois, reconduite tacitement pour des Périodes successives de douze (12) mois, aux conditions tarifaires alors en vigueur. Le Client qui ne souhaite pas la reconduction doit la dénoncer par écrit (e-mail avec accusé de réception de l'Éditeur ou lettre recommandée) au plus tard trente (30) jours avant l'échéance. Passé ce délai, la Période suivante est ferme et due en totalité.

3.4 Résiliation anticipée par le Client. Le Client ne peut mettre fin à un Abonnement annuel avant son échéance. S'il cesse d'utiliser le Service, demande la clôture de son compte ou révoque son mandat de prélèvement en cours de Période, l'intégralité des sommes restant à courir jusqu'au terme de la Période devient immédiatement exigible, en contrepartie de la réservation du Service et des remises consenties en raison de l'engagement.

3.5 Résiliation pour manquement. L'Éditeur peut résilier le Contrat de plein droit, sans formalité judiciaire, quinze (15) jours après une mise en demeure envoyée par e-mail ou lettre recommandée restée sans effet, en cas de manquement du Client à l'une quelconque de ses obligations, notamment de paiement. La résiliation est immédiate et sans préavis en cas d'usage frauduleux, illicite ou portant atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du Service, d'atteinte aux droits de propriété intellectuelle de l'Éditeur, ou d'usage abusif du Service. Dans ces cas, les sommes versées restent acquises et les sommes restant à courir jusqu'au terme de la Période deviennent immédiatement exigibles, sans préjudice de tous dommages et intérêts. Le Client peut résilier le Contrat en cas de manquement de l'Éditeur à une obligation essentielle non corrigé dans un délai de trente (30) jours suivant une mise en demeure motivée. Il est alors remboursé de la part payée d'avance et non consommée, et les sommes restant à courir ne sont pas dues.

3.6 Suspension. En cas d'impayé, après une relance par e-mail restée sans effet pendant quinze (15) jours, l'Éditeur peut restreindre l'accès au Service en lecture et export seuls. L'accès complet est rétabli au plus tard le jour ouvré suivant le règlement intégral des sommes dues, frais et pénalités compris. L'Éditeur ne peut suspendre totalement l'accès, sans préavis, qu'en cas d'urgence tenant à la sécurité ou à l'intégrité du Service (usage frauduleux, intrusion, charge anormale), pour la durée strictement nécessaire, et en informe le Client dans les meilleurs délais. La suspension n'est ni une résiliation ni un manquement de l'Éditeur et ne suspend pas les sommes dues.

3.7 Effets de la fin du Contrat. À la fin du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le droit d'utiliser le Service cesse immédiatement et le compte passe en lecture et export seuls pendant la durée prévue à l'article 7.5, à l'issue de laquelle les accès sont désactivés et les Données Client supprimées dans les conditions de cet article. Les stipulations qui, par nature, survivent à la fin du Contrat (paiement, responsabilité, propriété intellectuelle, confidentialité, non-sollicitation, loi applicable) demeurent en vigueur.

Article 4 — Licence d'utilisation et obligations du Client

4.1 Licence. Sous réserve du paiement intégral des sommes dues, l'Éditeur concède au Client, pour la durée du Contrat, un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'accéder au Service et de l'utiliser pour ses besoins professionnels internes, dans la limite des Modules, Options, Utilisateurs et sociétés souscrits. Le Service n'est pas vendu ; aucun droit n'est concédé au-delà de ce qui est expressément prévu. Tout usage en service bureau, pour le compte de tiers ou au profit d'une entité non déclarée est interdit, sauf souscription d'une société supplémentaire.

4.2 Interdictions. Le Client s'interdit, directement ou par un tiers, de : (i) copier, reproduire, adapter, traduire, modifier, décompiler, désassembler ou tenter de découvrir le code source du Service, hors les cas strictement autorisés par l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle et après demande écrite préalable à l'Éditeur ; (ii) sous-licencier, louer, prêter, céder ou mettre le Service à disposition d'un tiers ; (iii) extraire de manière systématique ou automatisée (robots, scraping) les contenus ou bases de données de l'Éditeur ; (iv) contourner les limites techniques, de sécurité ou de facturation ; (v) utiliser le Service pour concevoir un produit concurrent ou réaliser des tests de performance publiés ; (vi) introduire tout code malveillant ou provoquer une charge anormale ; (vii) supprimer toute mention de propriété. Les CGU précisent et complètent ces interdictions.

4.3 Identifiants. Les identifiants sont strictement personnels à chaque Utilisateur ; le partage d'un compte entre plusieurs personnes est interdit et constitue un dépassement facturé selon l'article 2.5. Le Client est seul responsable de la garde et de la confidentialité des identifiants, de la gestion des droits de ses Utilisateurs et de la révocation des accès de ceux qui le quittent. Toute action effectuée avec un identifiant est réputée effectuée par le Client. Il notifie sans délai toute perte, vol ou usage non autorisé.

4.4 Prérequis techniques. Le Client fait son affaire de son accès à Internet, de ses terminaux, systèmes d'exploitation et navigateurs, qui doivent être à jour et compatibles avec le Service. L'Éditeur n'est pas responsable des dysfonctionnements liés à l'environnement du Client.

4.5 Adéquation aux besoins. Le Client reconnaît avoir pu tester le Service et avoir reçu toutes les informations lui permettant d'apprécier son adéquation à ses besoins avant de souscrire. Il lui appartient seul de vérifier que le Service répond à ses besoins et contraintes propres. Le paramétrage, l'import de données et la formation ne sont pas inclus sauf commande spécifique.

4.6 Contenus et Données Client. Le Client est seul responsable de la licité, de l'exactitude, de la complétude et de la mise à jour des Données Client, ainsi que de l'usage qu'il fait des résultats produits par le Service. Il garantit disposer de tous les droits nécessaires sur ces données. Il garantit l'Éditeur contre toute réclamation, action ou sanction de tiers ou d'une autorité liée aux Données Client ou à son utilisation du Service, et l'indemnise de toutes les conséquences, frais d'avocat compris.

4.7 Usage raisonnable. Le Service est dimensionné pour un usage normal par une exploitation viti-vinicole. L'Éditeur peut limiter ou facturer séparément, après information du Client, tout usage anormal (volumétrie de stockage, envois d'e-mails ou de SMS, appels d'API, imports massifs, traitements vocaux ou automatisés).

Article 5 — Disponibilité, maintenance, évolutions et support

5.1 Disponibilité. L'Éditeur s'engage sur un taux de disponibilité mensuel du Service de 99 %, hors maintenances programmées notifiées au moins 48 heures à l'avance et réalisées autant que possible hors jours et heures ouvrés, et hors cas de force majeure.

Mesure. La disponibilité est mesurée par l'outil de supervision externe de l'Éditeur (actuellement UptimeRobot), qui interroge régulièrement un point de contrôle du Service (https://app.okcesar.fr/api/health) depuis plusieurs régions. Ses relevés font foi entre les Parties. L'historique de disponibilité est consultable par le Client sur une page de statut publique (https://stats.uptimerobot.com/NmC8kiVj6V).

Indisponibilité. Le Service est indisponible lorsque ce point de contrôle ne répond pas ou signale une erreur, notamment lorsque la base de données est injoignable. Ne constituent pas une indisponibilité : les lenteurs ; une anomalie limitée à une fonctionnalité ; les dysfonctionnements du réseau, des terminaux ou de l'environnement du Client ; les Services Tiers connectés par le Client (article 6.7) ; les fonctionnalités en préversion (article 5.3) ; les défaillances des prestataires d'hébergement de l'Éditeur (hébergement de l'application et de la base de données, listés à l'annexe DPA) qui ne résultent pas d'une action ou d'une configuration de l'Éditeur. Les périodes ainsi exclues sont déduites du calcul du taux mensuel.

Compensation. Si ce taux n'est pas atteint, le Client bénéficie, sur demande formulée dans les trente (30) jours suivant le mois concerné, d'un avoir de 10 % du prix mensuel de l'Abonnement par tranche entamée de 1 % d'indisponibilité, dans la limite de 30 %. Si le taux n'est pas atteint deux (2) mois consécutifs ou trois (3) mois sur une période de douze (12) mois, le Client peut résilier le Contrat sans pénalité, avec remboursement de la part payée d'avance et non consommée.

5.2 Évolutions. L'Éditeur peut à tout moment faire évoluer le Service, notamment modifier, remplacer, renommer, déplacer ou supprimer des fonctionnalités, Options ou Services Tiers connectés, sans que le Client puisse prétendre à une indemnité, dès lors que les fonctionnalités essentielles des Modules souscrits sont maintenues dans leur substance. Les nouvelles fonctionnalités peuvent faire l'objet d'une Option payante. Les corrections et mises à jour sont déployées automatiquement ; le Client ne peut exiger le maintien d'une version antérieure.

5.3 Fonctionnalités en préversion. Les fonctionnalités signalées comme « bêta », « préversion » ou « expérimentale » sont fournies en l'état, sans aucune garantie, et peuvent être modifiées ou retirées à tout moment.

5.4 Support. Le support est assuré à distance, par e-mail ou via le formulaire intégré au Service, les jours ouvrés de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h (heure de Paris). Il porte exclusivement sur le signalement d'anomalies et l'aide à l'utilisation courante. Aucun délai de prise en charge ou de résolution n'est garanti. Sont exclus et facturés au tarif en vigueur : la formation, le paramétrage, les imports ou corrections de données, les développements spécifiques, l'assistance répétée résultant d'un défaut de formation du Client et toute intervention sur site.

5.5 Anomalies. Le Client signale toute anomalie par écrit, de manière détaillée et reproductible (écran, action, message et code d'erreur affiché). L'Éditeur n'est pas tenu de corriger une anomalie résultant : d'un usage non conforme à la documentation ou à la destination du Service ; de données erronées ou mal formatées fournies par le Client ; de l'environnement technique du Client ; d'un Service Tiers ; d'un défaut de collaboration du Client ; d'un cas de force majeure. Le Client autorise l'Éditeur à accéder à son compte pour diagnostiquer et corriger une anomalie.

Article 6 — Fonctionnalités réglementaires, métiers et Services Tiers

6.1 Principe : un outil d'aide, pas un conseil. Le Service est un outil d'aide à la gestion. Il ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, douanier, comptable, agronomique ou œnologique, et ne se substitue ni aux obligations personnelles du Client ni à l'avis d'un professionnel qualifié. Le Client reste seul déclarant et seul responsable, vis-à-vis de toute administration ou de tout tiers, de ses déclarations, registres, factures, traitements et décisions.

6.2 Documents réglementaires. Les documents et fichiers générés par le Service — notamment déclaration récapitulative mensuelle (DRM), déclaration de récolte, documents d'accompagnement, registres de cave, suivi des capsules CRD, registre phytosanitaire, IFT, cahier d'épandage, factures électroniques — sont produits à partir des Données Client et des règles connues de l'Éditeur à leur date de développement. Le Client doit les vérifier intégralement avant tout dépôt, transmission ou usage. L'Éditeur ne garantit pas leur conformité à une réglementation ou à un format administratif qui aurait évolué, ni leur acceptation par l'administration. L'Éditeur n'est en aucun cas responsable des redressements, amendes, pénalités, majorations, saisies, retraits d'agrément ou de certification, ou droits supplémentaires mis à la charge du Client.

6.3 Données phytosanitaires et agronomiques. Les informations relatives aux produits phytopharmaceutiques et fertilisants (autorisations, doses, délais avant récolte, délais de rentrée, ZNT, IFT, usages) proviennent de sources publiques ou tierces et sont fournies à titre indicatif. Elles peuvent être incomplètes, erronées ou ne pas refléter la dernière décision en vigueur. Le Client doit systématiquement vérifier l'étiquette du produit et la base officielle (E-Phy) avant toute application. L'Éditeur n'est pas responsable des conséquences d'un traitement, notamment sur les cultures, la santé, l'environnement, les résidus ou la certification (HVE, bio…).

6.4 Calculs, coûts et prévisions. Les stocks, coûts de revient, marges, prévisions de trésorerie, tableaux de bord et statistiques dépendent entièrement des Données Client et des méthodes de calcul du Service. Ils sont indicatifs et ne sauraient fonder à eux seuls une décision de gestion, de financement ou d'investissement.

6.5 Fonctions automatisées. Les fonctions de saisie vocale, de reconnaissance de documents, de suggestion ou d'intelligence artificielle produisent des résultats susceptibles de comporter des erreurs. Le Client doit contrôler toute donnée ainsi produite avant de la valider ; toute donnée validée est réputée saisie par le Client.

6.6 Boutique en ligne et vente. Lorsque le Client utilise l'Option Boutique en ligne ou les fonctions de vente, il agit en qualité de seul vendeur. Il est seul responsable de ses prix, stocks, descriptions, conditions générales de vente, mentions légales, livraisons, retours, du respect du droit de la consommation, de la réglementation des boissons alcooliques (dont la loi Évin et l'interdiction de vente aux mineurs), de sa fiscalité (TVA, droits d'accises) et de ses relations avec ses propres clients. L'Éditeur n'est pas partie aux ventes conclues via le Service.

6.7 Paiements et Services Tiers. Les encaissements du Client sont traités par des prestataires de paiement tiers (notamment Stripe, GoCardless) avec lesquels le Client contracte directement et dont il accepte les conditions. Il en va de même des logiciels comptables, messageries (Gmail, Microsoft), API publiques et autres Services Tiers connectés. L'Éditeur n'est ni responsable de leur disponibilité, de leur fonctionnement, de leurs frais ou de leurs décisions (blocage de fonds, refus, clôture de compte), ni de l'arrêt ou de la modification de leurs interfaces, qui peuvent entraîner la suppression du connecteur correspondant sans indemnité. Les frais facturés par ces prestataires restent à la charge du Client.

6.8 E-mails envoyés depuis le Service. Le Client est seul responsable du contenu, des destinataires et de la licité des e-mails, relances et SMS envoyés depuis le Service, notamment au regard du RGPD et des règles de prospection commerciale.

Article 7 — Données, protection des données personnelles et réversibilité

7.1 Propriété des Données Client. Le Client reste propriétaire des Données Client. Il concède à l'Éditeur, pour la durée du Contrat, le droit de les héberger, traiter et reproduire dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture, à la sécurité, au support et à l'amélioration du Service. L'Éditeur peut exploiter librement, y compris après la fin du Contrat, des données d'usage et des statistiques anonymisées et agrégées ne permettant pas d'identifier le Client ni une personne physique.

7.2 Données personnelles. Pour les données personnelles contenues dans les Données Client (salariés, clients, fournisseurs…), le Client est responsable de traitement et l'Éditeur sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions de l'annexe « Accord de traitement des données » (DPA). L'Éditeur traite ces données sur instruction documentée du Client, dont les présentes CGV et l'utilisation du Service constituent l'instruction complète. Le Client garantit avoir une base légale pour chaque traitement et avoir informé les personnes concernées ; il garantit l'Éditeur contre toute réclamation à ce titre. Pour les données personnelles des représentants et Utilisateurs du Client, l'Éditeur agit en responsable de traitement conformément à sa politique de confidentialité.

7.3 Hébergement et sous-traitants. Les Données Client sont hébergées au sein de l'Union européenne par des prestataires spécialisés choisis par l'Éditeur. Le Client autorise de manière générale l'Éditeur à recourir à des sous-traitants ultérieurs, dont la liste à jour figure dans le DPA ; il est informé de tout ajout ou remplacement et peut s'y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données, sa seule faculté étant alors de résilier le Contrat à l'échéance de la Période en cours.

7.4 Sauvegardes. L'Éditeur réalise une sauvegarde automatique au moins quotidienne des Données Client, conservée au moins sept (7) jours sur une infrastructure distincte située dans l'Union européenne. En cas de perte ou d'altération des Données Client imputable à l'Éditeur ou à ses sous-traitants, l'Éditeur les restaure gratuitement, dans les meilleurs délais, à partir de la dernière sauvegarde disponible. La restauration demandée à la suite d'une erreur du Client (suppression, import erroné, modification) est réalisée dans la limite des sauvegardes disponibles et facturée au tarif en vigueur. Le Client reste responsable de ses obligations légales de conservation (comptables, fiscales, douanières) et est invité à exporter régulièrement ses données.

7.5 Réversibilité. Pendant toute la durée du Contrat, le Client peut exporter gratuitement ses données via les fonctions d'export du Service, dans des formats structurés, couramment utilisés et lisibles par machine (CSV, JSON, PDF pour les registres réglementaires). Le Client peut notifier à l'Éditeur, avec un préavis de deux (2) mois au plus, son intention de changer de prestataire ; l'Éditeur lui apporte alors une assistance raisonnable pendant la période de transition. À la fin du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le compte reste accessible en lecture et export seuls pendant soixante (60) jours, et l'Éditeur remet, sur simple demande, une archive complète des Données Client. L'existence de sommes impayées ne fait pas obstacle à cette restitution, l'Éditeur conservant tous ses recours en recouvrement. À l'issue de ce délai, les Données Client sont définitivement supprimées, sous réserve des sauvegardes techniques effacées selon leur cycle de rotation et des données que l'Éditeur doit conserver en vertu de la loi ; une attestation de suppression est remise sur demande. Les développements spécifiques (format sur mesure, reprise dans le logiciel d'un autre prestataire) sont facturés sur devis, dans les limites prévues par le Règlement (UE) 2023/2854 (Data Act).

Article 8 — Garanties, responsabilité et force majeure

8.1 Obligation de moyens. L'Éditeur est tenu d'une obligation générale de moyens pour l'ensemble de ses prestations. Le Service est fourni « en l'état ». L'Éditeur garantit uniquement que le Service fonctionne, pour l'essentiel, conformément à sa description en ligne. Toute autre garantie, expresse ou implicite, est exclue, notamment : l'absence d'erreur ou d'interruption, la correction de toutes les anomalies, l'adéquation à un besoin particulier, la compatibilité avec tout logiciel ou matériel tiers, et l'obtention d'un résultat.

8.2 Exclusions. L'Éditeur n'est pas responsable des dommages résultant : d'une faute, négligence, omission ou erreur de saisie du Client ou de ses Utilisateurs ; d'un usage non conforme du Service ; de l'usage fait des documents, calculs et résultats produits (article 6) ; d'un Service Tiers ; d'un accès non autorisé consécutif à un défaut de sécurité des identifiants ou de l'environnement du Client ; d'une suspension ou résiliation conforme aux présentes ; d'un cas de force majeure.

8.3 Dommages indirects. L'Éditeur ne répond en aucun cas des dommages indirects, notamment perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de clientèle, de récolte, de stock ou de chance, atteinte à l'image, trouble commercial, coût d'un service de substitution, ni des sanctions administratives, fiscales ou douanières, ni des réclamations de tiers dirigées contre le Client. La perte ou l'altération de Données Client imputable à l'Éditeur donne lieu à la restauration prévue à l'article 7.4 et, le cas échéant, à indemnisation dans la limite de l'article 8.4.

8.4 Plafond. Toutes causes et tous préjudices confondus, la responsabilité totale et cumulée de l'Éditeur au titre du Contrat est limitée aux dommages directs prouvés qui lui sont exclusivement imputables, dans la limite du montant hors taxes effectivement payé par le Client au titre de l'Abonnement au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages corporels. Les Parties reconnaissent que le prix de l'Abonnement reflète cette répartition des risques, qui est déterminante de leur consentement.

8.5 Prescription. Toute action d'une Partie contre l'autre au titre du Contrat doit être introduite dans un délai d'un (1) an à compter du jour où elle a connu ou aurait dû connaître le fait générateur, conformément à l'article 2254 du Code civil.

8.6 Assurance. Il appartient au Client de s'assurer contre les risques liés à son activité, y compris les conséquences d'une indisponibilité ou d'une erreur de ses outils informatiques.

8.7 Force majeure. Aucune Partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Sont notamment assimilés à la force majeure, sans que cette liste soit limitative : défaillance ou interruption d'un hébergeur, d'un opérateur de télécommunications, d'un fournisseur d'énergie ou d'un Service Tiers ; cyberattaque, virus ou intrusion malgré des mesures conformes à l'état de l'art ; panne généralisée d'Internet ; décision d'une autorité ; grève, épidémie, incendie, inondation, catastrophe naturelle. Si l'empêchement dure plus de soixante (60) jours, chaque Partie peut résilier le Contrat par écrit, sans indemnité. L'obligation de payer les sommes dues n'est jamais suspendue par la force majeure.

Article 9 — Propriété intellectuelle, confidentialité et dispositions générales

9.1 Propriété intellectuelle. Le Service, son code, ses bases de données, sa documentation, ses marques (dont « Ok César »), logos, interfaces et contenus, ainsi que toutes leurs évolutions, y compris celles réalisées à la suite d'une suggestion ou d'une demande du Client, sont et demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses concédants. Le Client cède gratuitement à l'Éditeur tous droits sur les suggestions, idées et retours qu'il formule sur le Service. Toute utilisation non autorisée constitue une contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants et L. 343-4 du Code de la propriété intellectuelle.

9.2 Confidentialité. Chaque Partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre Partie dont elle a connaissance à l'occasion du Contrat, pendant sa durée et cinq (5) ans après sa fin. Sont notamment confidentiels les conditions tarifaires et remises particulières consenties au Client, ainsi que le fonctionnement non public du Service.

9.3 Non-sollicitation. Pendant la durée du Contrat et les douze (12) mois suivant sa fin, le Client s'interdit de solliciter, d'embaucher ou de faire travailler, directement ou par personne interposée, tout salarié ou prestataire de l'Éditeur ayant participé à l'exécution du Contrat. En cas de manquement, il verse à l'Éditeur une indemnité forfaitaire égale à douze (12) mois de la dernière rémunération brute ou facturation de la personne concernée.

9.4 Référence commerciale. Sauf opposition écrite du Client, l'Éditeur peut citer son nom, sa dénomination et son logo à titre de référence sur tout support commercial.

9.5 Cession et sous-traitance. Le Client ne peut céder ou transférer le Contrat, en tout ou partie, sans l'accord écrit préalable de l'Éditeur. L'Éditeur peut librement céder le Contrat, notamment à l'occasion d'une opération de fusion, cession de fonds ou de titres, le Client y consentant dès à présent au sens de l'article 1216 du Code civil. L'Éditeur peut librement sous-traiter tout ou partie de ses obligations.

9.6 Modification des CGV. L'Éditeur peut modifier les présentes CGV. Les nouvelles CGV sont notifiées au Client par e-mail ou dans le Service au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. Si elles modifient de manière substantielle et défavorable ses droits, le Client peut, dans ce délai, résilier le Contrat à effet de leur entrée en vigueur ; à défaut, il est réputé les avoir acceptées. Les modifications imposées par la loi ou la sécurité s'appliquent immédiatement. Les CGU sont modifiées dans les conditions de leur article 16.

9.7 Preuve et communications. Les enregistrements informatiques de l'Éditeur (journaux de connexion, horodatages, historiques, acceptations en ligne) font foi entre les Parties jusqu'à preuve contraire. Les notifications sont valablement faites par e-mail à l'adresse du compte du Client, qui s'engage à la tenir à jour.

9.8 Divers. Le fait pour l'Éditeur de ne pas se prévaloir d'une stipulation ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement. Si une stipulation est déclarée nulle ou réputée non écrite, les autres demeurent en vigueur et la stipulation concernée est remplacée par la stipulation valable la plus proche de l'intention des Parties. Le Contrat exprime l'intégralité de l'accord des Parties et remplace tout échange antérieur ; les documents commerciaux, démonstrations et propos précontractuels n'ont pas de valeur contractuelle.

9.9 Loi applicable et litiges. Le Contrat est soumis au droit français. En cas de différend, les Parties recherchent d'abord une solution amiable : la Partie la plus diligente notifie le différend par écrit et, à défaut d'accord dans les trente (30) jours, chacune peut saisir le juge. Cette phase amiable ne s'applique pas au recouvrement des sommes impayées. Lorsque le Client a la qualité de commerçant, tout litige relatif à la formation, l'exécution, l'interprétation ou la fin du Contrat est soumis à la compétence exclusive des juridictions du ressort du siège social de l'Éditeur, y compris en cas de référé, de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie. Dans les autres cas, les règles de compétence de droit commun s'appliquent.

A.1 — Objet et description des traitements

A.1.1 Rôles. Pour les données personnelles contenues dans les Données Client, le Client est responsable de traitement et l'Éditeur sous-traitant. L'Éditeur est responsable de traitement, et hors du champ de la présente annexe, pour les données de gestion de la relation contractuelle (compte, facturation de l'Abonnement, support, prospection, sécurité du Service), traitées selon sa politique de confidentialité.

A.1.2 Description.

A.1.3 Obligations du Client. Le Client détermine seul les finalités et les moyens essentiels des traitements. Il garantit disposer d'une base légale pour chaque traitement, avoir informé les personnes concernées (notamment ses salariés sur les données de temps de travail et ses clients sur la boutique en ligne), tenir son registre des traitements et réaliser, le cas échéant, les analyses d'impact nécessaires. Il reste seul responsable des données qu'il transmet à des Services Tiers qu'il active.

A.2 — Obligations de l'Éditeur

A.2.1 Instructions. L'Éditeur traite les données uniquement sur instruction documentée du Client. Les CGV, la présente annexe et les actions réalisées par le Client dans le Service constituent ses instructions complètes. Toute instruction supplémentaire doit être écrite, compatible avec le fonctionnement standard du Service, et peut être facturée si elle exige un travail spécifique. L'Éditeur informe le Client s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation, sans être tenu à une analyse juridique. Si le droit de l'Union ou d'un État membre l'oblige à un traitement, il en informe le Client avant de l'effectuer, sauf interdiction légale.

A.2.2 Confidentialité. L'Éditeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité et n'y accèdent que dans la mesure nécessaire au Service, au support ou à la sécurité.

A.2.3 Droits des personnes. Le Service permet au Client de consulter, rectifier, exporter et supprimer les données. Le Client traite lui-même les demandes des personnes concernées. L'Éditeur lui transmet sans délai toute demande reçue directement, sans y répondre lui-même, et l'assiste lorsque le Service ne permet pas d'y répondre ; cette assistance est facturée au tarif en vigueur au-delà d'un effort raisonnable.

A.2.4 Assistance. Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, l'Éditeur fournit au Client les informations raisonnablement nécessaires à ses analyses d'impact et à la consultation préalable de la CNIL, notamment la présente annexe et la description des mesures de sécurité.

A.2.5 Violations de données. L'Éditeur notifie au Client toute violation de données personnelles affectant les Données Client dans un délai maximal de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, par e-mail à l'adresse du compte. La notification indique, dans la mesure où ces informations sont disponibles : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées. Les informations peuvent être fournies de manière échelonnée. Il appartient au Client, responsable de traitement, de notifier la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées. La notification ne vaut pas reconnaissance de responsabilité.

A.2.6 Audits. L'Éditeur met à disposition du Client, sur demande écrite, les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe, prioritairement sous forme documentaire (description des mesures, liste des sous-traitants, attestations de ses propres prestataires). Si ces informations sont insuffisantes, le Client peut faire réaliser un audit, au plus une fois par an sauf violation avérée, avec un préavis de trente (30) jours, par lui-même ou par un auditeur indépendant non concurrent de l'Éditeur et tenu au secret. L'audit se déroule à distance ou pendant les heures ouvrées, sans perturber le Service, sans accès aux données des autres clients ni aux infrastructures des hébergeurs. Les frais d'audit sont à la charge du Client, y compris le temps passé par l'Éditeur, facturé au tarif en vigueur, sauf si l'audit révèle un manquement substantiel de l'Éditeur.

A.2.7 Fin du traitement. À la fin du Contrat, l'Éditeur restitue puis supprime les données dans les conditions de l'article 7.5 des CGV, sauf obligation légale de conservation. Les copies présentes dans les sauvegardes sont effacées au terme de leur cycle de rotation et restent protégées d'ici là.

A.2.8 Responsabilité. La responsabilité de l'Éditeur au titre de la présente annexe est soumise aux exclusions et au plafond prévus à l'article 8 des CGV, dans la limite permise par le RGPD.

A.3 — Sous-traitants ultérieurs et transferts

A.3.1 Autorisation générale. Le Client autorise l'Éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous. L'Éditeur leur impose, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes en substance à celles de la présente annexe et reste responsable envers le Client de leur exécution.

A.3.2 Changements. L'Éditeur informe le Client de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur, par e-mail ou dans le Service, au moins quinze (15) jours avant sa prise d'effet, sauf urgence liée à la sécurité ou à la continuité du Service. Le Client peut s'y opposer par écrit et de manière motivée dans ce délai, pour un motif légitime lié à la protection des données. Les Parties recherchent alors une solution ; à défaut, le Client peut résilier le Contrat à l'échéance de la Période en cours, conformément à l'article 7.3 des CGV.

A.3.3 Liste des sous-traitants ultérieurs.

Les fonctions faisant appel à Anthropic et OpenAI ne traitent que les documents, enregistrements et textes que le Client soumet volontairement à ces fonctions.

A.3.4 Services Tiers activés par le Client. Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de l'Éditeur les Services Tiers que le Client connecte lui-même à son compte et avec lesquels il contracte directement, notamment : Stripe et GoCardless (encaissements du Client), Pennylane et Sage (comptabilité), Google et Microsoft (envoi d'e-mails depuis la messagerie du Client). La transmission de données à ces services est réalisée sur instruction du Client, qui en est seul responsable vis-à-vis des personnes concernées.

A.3.5 Transferts hors Union européenne. Tout transfert de données hors de l'Espace économique européen est encadré par une garantie appropriée au sens du chapitre V du RGPD : décision d'adéquation (dont le cadre UE–États-Unis de protection des données lorsque le destinataire y est certifié) ou clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le Client autorise ces transferts dans ces conditions.

A.4 — Mesures techniques et organisationnelles

L'Éditeur met en œuvre les mesures suivantes, qu'il peut faire évoluer à condition de ne pas réduire le niveau global de sécurité.

Le Client reste responsable de la sécurité de ses propres postes, réseaux et identifiants, ainsi que de la gestion des droits de ses Utilisateurs (article 4.3 des CGV).