Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

CAPLEIA TECHNOLOGIES, 31 Grande Rue de Chablis, 89800 Préhy. Contact données personnelles : contact@okcesar.fr.

2. Données collectées

Selon l'usage du Service, nous traitons :

• Données de compte : nom, prénom, email, mot de passe (haché), organisation, rôle, pour les utilisateurs créés par un Client Ok César.
• Données métier saisies par le Client : informations sur les parcelles, la cave, les commandes, les clients et fournisseurs du Client, les salariés, y compris lorsqu'elles concernent des personnes physiques (contacts clients, salariés du Client), auquel cas Ok César agit comme sous-traitant du Client au sens de l'article 28 du RGPD.
• Données de paiement : l'abonnement Ok César est réglé par prélèvement SEPA via notre prestataire GoCardless. Les coordonnées bancaires (IBAN) sont saisies sur la page sécurisée de GoCardless et conservées par lui ; Ok César ne reçoit que la référence et le statut du mandat de prélèvement. Lorsque le Client active l'encaissement en ligne auprès de ses propres clients (liens de paiement, boutique en ligne), les paiements par carte sont traités par Stripe sur le compte Stripe du Client ; Ok César ne stocke aucune donnée de carte bancaire.
• Enregistrements et transcriptions vocales : lorsque l'Utilisateur utilise la saisie vocale, l'audio est transmis à notre prestataire de transcription (OpenAI) puis converti en texte structuré par notre prestataire d'intelligence artificielle (Anthropic) ; l'audio brut n'est pas conservé au-delà du traitement.
• Données techniques : cookies de session strictement nécessaires à l'authentification (voir section 7), journaux techniques (adresse IP, horodatage) à des fins de sécurité.

3. Applications mobiles

Les applications Ok César pour iOS et Android donnent accès au même Service et traitent les mêmes données. Elles ne contiennent aucun outil de mesure d'audience, de publicité ou de suivi. Elles peuvent demander, uniquement au moment où vous utilisez la fonction concernée :

• le micro, pour la saisie vocale (voir ci-dessus) ;
• l'appareil photo, pour photographier le stock, les réceptions et les bons de livraison ;
• la position, pour vous situer sur la carte des parcelles : elle est affichée sur votre appareil et n'est ni transmise ni conservée par Ok César.

Vous pouvez retirer ces autorisations à tout moment dans les réglages de votre appareil. Pour supprimer votre compte, voir Supprimer votre compte.

4. Finalités et bases légales

• Fourniture et fonctionnement du Service : exécution du contrat (CGV).
• Facturation et obligations comptables/fiscales : obligation légale.
• Sécurité et prévention de la fraude : intérêt légitime.
• Communication commerciale (le cas échéant) : consentement ou intérêt légitime, avec possibilité de désinscription à tout moment.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données sont hébergées et traitées par les prestataires suivants, sélectionnés pour leurs garanties de sécurité :

• Supabase (base de données et authentification)
• Hostinger (hébergement de l'application)
• GoCardless (prélèvement SEPA des abonnements Ok César)
• Stripe (paiements par carte encaissés par le Client auprès de ses propres clients, lorsqu'il active cette fonction)
• Resend (envoi des emails transactionnels : confirmation de compte, notifications)
• OpenAI (transcription vocale) et Anthropic (structuration IA du texte)
• Le cas échéant, les services activés par le Client : connecteurs comptables et de paiement (Pennylane, Sage, GoCardless), messagerie Gmail ou Outlook pour l'envoi d'emails en son nom, et sa plateforme de facturation électronique agréée, sous sa responsabilité de paramétrage.

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne ; le cas échéant, ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

6. Durée de conservation

• Données de compte et données métier : pendant toute la durée de l'abonnement, puis 60 jours après résiliation pour permettre l'export par le Client, avant suppression ou anonymisation.
• Journal d'activité (historique horodaté des actions effectuées dans le Service) : 12 mois, puis suppression.
• Demandes d'exercice des droits RGPD et échanges associés : 3 ans à compter de la réponse, que la demande ait été traitée ou refusée, afin de pouvoir justifier de son traitement.
• Documents à valeur probante ou fiscale (factures) : durée légale de conservation (10 ans).

7. Cookies

Le Service utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à l'authentification et au fonctionnement de la session (cookies Supabase). Ces cookies sont exemptés de consentement au titre de la réglementation CNIL sur les traceurs. Le Service n'utilise aucun cookie publicitaire.

Le site vitrine okcesar.fr mesure sa fréquentation avec Umami, un outil de mesure d'audience qui ne dépose aucun cookie, ne conserve aucune adresse IP, ne recoupe pas la navigation entre sites et ne produit que des statistiques agrégées (pages vues, provenance, type d'appareil). Il respecte le signal « Ne pas me suivre » du navigateur. Faute de traceur, aucun bandeau de consentement n'est nécessaire ; si cela évoluait, un bandeau serait mis en place avant tout dépôt de cookie non essentiel.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Pour les Utilisateurs d'un Client Ok César, ces demandes doivent en priorité être adressées à leur organisation, responsable de traitement de leurs données métier. Vous pouvez également nous contacter directement à contact@okcesar.fr, ou introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

9. Sécurité

L'accès aux données est cloisonné par organisation au niveau de la base de données (Row Level Security), chiffré en transit (HTTPS) et protégé par authentification. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées, nous en informerons les Clients concernés et, si nécessaire, la CNIL, dans les délais prévus par le RGPD.

10. Utilisation des données Google

L'utilisation par Ok César des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use. Ok César utilise l'accès Gmail (avec le consentement explicite de l'utilisateur) exclusivement pour envoyer, depuis l'adresse connectée et en son nom, des relances de paiement et confirmations de commande/expédition/facture générées par l'application. Ces données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, ne sont jamais vendues, et ne sont transférées à des tiers que lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service (hébergement) ou pour se conformer à la loi. Aucun humain ne lit le contenu des emails, sauf avec le consentement de l'utilisateur, pour des raisons de sécurité, ou pour se conformer au droit applicable.