Préparation de commande et traçabilité : Chaque colis contrôlé avant de quitter le chai.

Les erreurs d'expédition

Dans un domaine qui vend plusieurs cuvées, plusieurs millésimes et plusieurs marchés, la préparation de commande repose souvent sur la mémoire de la personne au chai. Les erreurs les plus courantes :

• Le mauvais millésime dans le carton, surtout quand deux millésimes se ressemblent sur l'étagère.
• La mauvaise étiquette : un habillage de l'année précédente, une étiquette export sur une bouteille France.
• La mauvaise contre-étiquette pour le pays de destination : langue, mentions de l'importateur, avertissement sanitaire.
• Un écart de quantité entre le bon de préparation et le carton.

Ces erreurs ne se voient pas à l'œil nu une fois le carton fermé. Le scan les rend visibles avant l'expédition.

Ce que la traçabilité demande

Deux textes européens encadrent la traçabilité d'un vin :

• Le règlement (CE) 178/2002, article 18 : chaque exploitant doit pouvoir identifier les entreprises qui l'ont fourni, et celles auxquelles il livre. On parle de traçabilité « un pas en arrière, un pas en avant ».
• La directive 2011/91/UE : une denrée ne peut être commercialisée sans l'indication de son lot, c'est-à-dire d'un ensemble d'unités produites dans des conditions pratiquement identiques. L'indication est précédée de la lettre « L », sauf si elle se distingue clairement des autres mentions.

En pratique, le lot de mise en bouteille est le lien entre la cuve, la bouteille et le client. Pour les expéditions de vin en suspension de droits, le document d'accompagnement (DAE) suit le colis : voir le guide sur la DRM et le registre de cave.

Le contrôle en trois scans

Le principe est de comparer, pour chaque colis, ce qui est dans le carton à ce que la commande demande :

Pour que le premier contrôle soit fiable, chaque référence et chaque millésime doivent avoir leur propre code-barres. Si un même code couvre deux millésimes, le scan ne peut pas les distinguer.

Quand le scan signale un écart

• Le colis est bloqué : il ne part pas tant que l'écart n'est pas résolu.
• On compare l'étiquette posée à l'habillage attendu pour ce client et ce pays.
• On corrige (changement de bouteille, nouvelle étiquette), puis on rescanne.

Export et contre-étiquettes

La contre-étiquette varie avec le client et le pays de destination. Quelques repères :

• Les mentions obligatoires doivent être comprises dans la langue du pays de vente, avec une traduction si besoin.
• Aux États-Unis, les vins à partir de 0,5 % vol. portent l'avertissement sanitaire fédéral (Government Warning), selon les règles du TTB.
• D'autres marchés exigent une contre-étiquette dans la langue locale avec les coordonnées de l'importateur : faites-vous préciser le modèle par votre client.
• À partir du 19 septembre 2027, les vins exclusivement destinés à l'export hors de l'Union seront dispensés de liste d'ingrédients et de déclaration nutritionnelle (règlement 2026/471). Voir le guide sur l'étiquette numérique.

Gardez un modèle de contre-étiquette par pays et par client, et associez-le à la référence dans la fiche produit plutôt que dans la mémoire du chai.

Organiser le poste de préparation

• Partir de la commande validée : le bon de préparation reprend les lignes de la commande, sans ressaisie.
• Scanner à la douchette ou au smartphone : une caméra de téléphone ou de tablette suffit.
• Scanner colis par colis, au moment de fermer le carton, pas en fin de palette.
• Décrémenter le stock au fur et à mesure du scan, pour que le disponible à la vente reste juste.
• Rattacher le DAE à l'expédition une fois renseigné, sans le ressaisir dans chaque document.
• Conserver la trace : la commande, le bon de préparation et le lot expédié permettent de répondre à une réclamation ou à un rappel de lot.

Sans logiciel, une feuille de contrôle papier par commande (référence, millésime, étiquette, contre-étiquette, lot) donne déjà une base de traçabilité, au prix d'une saisie manuelle.