Vendre aux professionnels en ligne : Une boutique pro pour vos cavistes, restaurateurs et importateurs.

1. Ce qui change avec un client pro

Un caviste qui réassortit, un restaurateur qui prépare sa carte ou un importateur qui consolide un conteneur ne commandent pas comme un particulier. Ils achètent régulièrement, à un tarif convenu, et comptent sur une facture exacte pour leur comptabilité. Voici ce que la boutique doit leur offrir, et l'écueil à surveiller pour chaque besoin.

Pour le reste, la vente en ligne aux particuliers relève d'autres règles (information du consommateur, droit de rétractation). Ce guide ne traite que de la vente entre professionnels.

2. Tarifs, remises et catalogue par client

Le code de commerce attend de vos conditions générales qu'elles contiennent le barème des prix unitaires et les éventuelles réductions de prix. Ce barème est votre point de départ ; la boutique ne fait que l'appliquer.

Trois niveaux de tarif

• Le tarif de base, celui de vos conditions générales de vente.
• Un tarif par catégorie de clients : cavistes, restaurateurs, importateurs. La loi admet que les conditions générales varient selon les catégories d'acheteurs.
• Un prix négocié par client, pour une cuvée précise, au titre des conditions particulières que la loi vous autorise à convenir.

Les prix s'affichent en général hors taxes, la TVA apparaissant sur la facture. Précisez-le sur la page : un restaurateur compare des prix hors taxes, pas des prix de caveau.

Un catalogue par client

Tous vos clients n'ont pas accès à toutes vos cuvées. Une cuvée allouée à un importateur, un millésime vendu à un seul restaurant, un format réservé aux cavistes : décidez, avant d'ouvrir, quelles références chaque catégorie voit, et vérifiez que les millésimes épuisés ou non commercialisés ne sont jamais proposés.

3. Les conditions de vente à faire accepter

Entre professionnels, la règle tient en quatre points (article L441-1 du code de commerce) :

• Vous n'êtes pas obligé d'établir des conditions générales de vente ; si vous le faites, vous devez les communiquer à tout acheteur professionnel qui les demande, sur un support durable.
• Elles comprennent notamment les conditions de règlement et les éléments de détermination du prix (barème, réductions).
• Une fois établies, elles forment la base unique de la négociation ; des conditions particulières peuvent s'y ajouter.
• Le manquement à l'obligation de communication est sanctionné par une amende administrative pouvant atteindre 15 000 € pour une personne physique et 75 000 € pour une personne morale.

Le règlement

L'article L441-10 encadre les délais de paiement. Sauf accord contraire, le règlement intervient au plus tard 30 jours après la réception des marchandises ; le délai convenu ne peut dépasser 60 jours après l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit et que cela ne constitue pas un abus. Vos conditions de règlement doivent aussi préciser le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Des plafonds particuliers existent pour certains produits, dont des boissons alcooliques : vérifiez dans le code de commerce ceux qui s'appliquent à vos ventes.

Garder la preuve de l'acceptation

Publier ses conditions ne suffit pas. Faites cocher leur acceptation avant l'envoi de la commande et conservez la date et la version acceptée avec la commande. En cas de litige sur un délai de paiement ou un minimum de commande, c'est la première pièce que l'on vous demandera.

4. Minimum de commande, franco et stock

Minimum de commande

Il protège votre marge sur les petites expéditions. Fixez-le en hors taxes, en euros ou en nombre de bouteilles, et affichez-le avant le panier plutôt qu'au moment de valider : un blocage de dernière minute fait perdre la commande.

Franco de port

Le franco est le montant à partir duquel le transport est offert. Exemple chiffré, sans lien avec vos tarifs : avec un franco à 600 € hors taxes, un panier à 480 € invite à ajouter 120 € de vin. Indiquez ce montant restant en direct, et précisez si l'enlèvement au domaine est possible.

Stock réellement disponible

Le stock à afficher n'est pas le stock physique : c'est le stock physique moins ce qui est déjà réservé par des commandes non expédiées. Sans cela, deux clients commandent les dernières bouteilles le même matin. Une commande confirmée qu'il faut ensuite annuler est le pire message à adresser à un caviste.

5. Droits, circulation et facture

Une vente à un professionnel suppose de connaître le statut des droits d'accises du vin livré, car il détermine le document qui l'accompagne. Selon la douane, la circulation entre professionnels reste soumise à un document d'accompagnement :

• en droits acquittés, le DSA ou la capsule représentative de droits (CRD) ;
• en droits suspendus, le DAE.

L'exemption de formalités dont bénéficient les ventes aux particuliers sans capsule ne s'applique pas ici. Le détail des documents (DSA, DAES, DAE) et leur lien avec la déclaration mensuelle est dans le guide DRM et registre de cave.

Côté facture, la boutique ne doit pas créer de circuit parallèle : les prix de la commande sont ceux de la facture. Le passage progressif des factures entre entreprises à la facturation électronique, par une plateforme agréée, est expliqué dans le guide dédié.

6. Traiter la commande reçue

Un circuit sain tient en cinq temps :

1. Réception : la commande arrive en brouillon, avec le client, les lignes, les prix, la livraison choisie et la date d'acceptation de vos conditions.
2. Validation : vous contrôlez le brouillon (stock, prix, adresse) avant de l'engager. Un brouillon à valider évite les mauvaises surprises d'un envoi automatique.
3. Préparation : les bouteilles sont sorties du stock et rattachées à leur lot. Voir le guide sur la préparation de commande et la traçabilité.
4. Expédition : transport, bon de livraison et document d'accompagnement adapté au statut des droits.
5. Facture : elle reprend la commande telle qu'elle a été validée, avec l'échéance convenue.

L'objectif est qu'aucune de ces étapes n'oblige à retaper ce que le client a déjà saisi.

7. Les données de vos clients pros

Le nom et l'adresse e-mail d'un acheteur sont des données personnelles dès qu'ils identifient une personne physique. Une boutique pro en collecte forcément. Les repères de la CNIL pour la gestion des clients :

• Informer vos clients et prospects des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées.
• Collecter le strict nécessaire à la relation commerciale, sans champs superflus.
• Limiter la durée de conservation après la fin de la relation, en gardant plus longtemps ce que la loi impose, comme les factures.
• Sécuriser les accès : un compte par personne autorisée, retiré dès qu'un salarié quitte l'entreprise cliente.
• Prospection : auprès d'un professionnel, elle peut reposer sur l'intérêt légitime si elle concerne sa profession, à condition de l'avoir informé et de lui offrir un moyen simple de s'y opposer.

Une adresse générique du type contact@ concerne l'entreprise et non une personne. Le règlement général sur la protection des données n'impose plus de déclaration préalable à la CNIL pour ces fichiers ; il demande en revanche de tenir à jour un registre de vos traitements.

8. Les erreurs classiques

• Des prix obsolètes : une nouvelle campagne tarifaire saisie dans un fichier, pas dans la boutique. Datez vos grilles et relisez-les à chaque changement de millésime.
• Un stock non synchronisé : la boutique affiche un chiffre d'hier. Le stock doit venir de la même source que celui qui sert à préparer.
• La ressaisie : des commandes arrivées par mail ou par téléphone que l'on retape pour facturer. C'est la principale source d'erreurs de quantité et de prix.
• Des conditions non acceptées : sans acceptation datée, vous ne pouvez pas opposer vos délais de paiement.
• Le statut des droits oublié : on découvre à l'expédition qu'il manque un DAE ou un DSA, et le camion attend.
• Des accès jamais coupés : l'ancien acheteur d'un client garde un accès à vos prix.