Changer de logiciel : Quitter Excel sans perdre un seul historique.

1. Inventorier et décider quoi reprendre

Avant de toucher à un fichier, listez tout ce qui contient une information sur le domaine : classeurs Excel, cahiers, carnet de cave, plans de cuverie, agenda, logiciel de facturation, messagerie. Notez pour chacun qui le tient, à quelle fréquence il est mis à jour, et quelle version fait foi. Deux fichiers qui racontent la même chose en désaccord sont le premier chantier.

Ensuite, décidez donnée par donnée si elle est reprise (elle vit dans le nouvel outil), archivée (elle reste consultable, mais hors du nouvel outil) ou abandonnée. Reprendre tout n'est pas un objectif : dix ans de brouillons n'ont rien à faire dans un outil neuf.

En règle générale, les données de structure (parcelles, matériel, personnel, clients, produits) s'importent ; les données de mouvement (stocks, traitements, ventes passées) se reprennent par un solde ou s'archivent.

2. Nettoyer avant de reprendre

Un import reproduit fidèlement vos fichiers, défauts compris. Quelques heures de nettoyage dans Excel évitent des semaines de corrections dans le nouvel outil.

La check-list du nettoyage

• Doublons : triez par nom et repérez les variantes (« Dupont SARL », « SARL Dupont », « Dupond »). Gardez une seule ligne par client, par fournisseur, par produit.
• Noms de parcelles stables : un nom unique, qui ne change pas d'une année à l'autre, et que tout le monde utilise au chai comme au bureau. Les traitements, les récoltes et les analyses s'y rattacheront. Voir le guide sur la carte des parcelles.
• Une cellule, une information : séparez le nom du prénom, la commune du code postal, le cépage de l'appellation. Évitez les cellules fusionnées et les lignes de titre intermédiaires.
• Unités explicites : hectolitres, litres ou bouteilles ? hectares ou ares ? Choisissez-en une par colonne et écrivez-la dans l'intitulé (« Surface (ha) »), pas dans la cellule.
• Dates au même format : jour, mois, année, en vraies dates et non en texte. Le format électronique du registre phytosanitaire attend d'ailleurs des dates en JJ/MM/AAAA.
• Nombres propres : une virgule ou un point décimal, mais pas les deux ; pas d'espace ni de mention « ha » dans la cellule ; pas de « environ 12 ».

Travaillez sur une copie du fichier d'origine, datée, que vous ne modifiez plus. C'est elle qui sert de référence en cas de doute.

3. Le stock initial, à une date précise

Le stock est la donnée la plus risquée à migrer, parce qu'il bouge tous les jours. Le principe est simple : figer une date de bascule, compter ce qui existe à cette date, et saisir ce solde comme stock d'ouverture du nouvel outil. À partir de là, tous les mouvements se saisissent dans le nouvel outil.

1. Choisissez la date : une période calme, par exemple juste après l'inventaire de fin de campagne. Le stock de vins et de moûts se déclare à la douane au 31 juillet de chaque année ; une bascule peu après cette date profite d'un comptage récent.
2. Comptez le physique : cuve par cuve, barrique par barrique, palette par palette, avec les mesures et non les souvenirs. Le registre de cave doit refléter à tout moment le stock réellement détenu.
3. Rapprochez le comptage du stock théorique de l'ancien fichier. Notez les écarts et leur explication (pertes, dégustations, erreurs de saisie) avant de saisir quoi que ce soit.
4. Saisissez le solde par catégorie de produit, avec la date de bascule comme date d'ouverture, en conservant les distinctions réglementaires déjà tenues dans votre registre (appellation, indication géographique, vin sans indication, par exemple).
5. Gelez l'ancien fichier à la même date : il ne reçoit plus aucune écriture.

Ne basculez pas en pleine DRM ni au milieu des vendanges. Le registre de cave alimente la déclaration mensuelle, à déposer avant le 10 du mois suivant : un changement d'outil juste avant cette échéance double le risque d'erreur.

4. L'historique à conserver

Migrer ne signifie pas détruire. Plusieurs documents ont une durée de conservation légale qui court indépendamment de votre outil.

Pour le registre de cave, la DREETS précise qu'un tableur numérique modifiable ne présente pas de garanties suffisantes et doit être évité : la migration est donc l'occasion de passer à un registre qui garde la trace des écritures. Pour le détail, voir le guide sur la DRM et, pour les traitements, le guide sur le registre phytosanitaire numérique.

Les sources consultées ne détaillent pas la reprise d'anciennes données dans un nouvel outil. En pratique, la règle sûre est de conserver l'original intact, sur un support sauvegardé, et de n'en reprendre dans le nouvel outil que ce qui sert à travailler (campagne en cours, historique utile aux décisions).

5. Tester, doubler, valider

Le test sur un échantillon

N'importez jamais tout d'un coup. Prenez dix lignes par catégorie, importez-les, puis vérifiez à l'écran : noms corrects, accents conservés, dates justes, unités cohérentes, surfaces sommées au bon total. Si l'échantillon est propre, importez le reste. Si ce n'est pas le cas, corrigez le fichier source, pas le résultat.

La période de double saisie

Pendant un cycle court (un mois de cave, une série de traitements, une semaine de ventes selon la période), saisissez en parallèle dans l'ancien et le nouvel outil. L'intérêt n'est pas la sécurité en soi, c'est la comparaison : à la fin de la période, les stocks, les totaux et les listes doivent coïncider. Gardez cette période courte, sinon la double saisie s'éternise et personne ne veut plus basculer.

La validation

• Le stock du nouvel outil est égal au comptage physique de la date de bascule, aux mouvements près.
• Le nombre de parcelles, de clients et de produits correspond au fichier nettoyé.
• Un traitement, une vente et un mouvement de cave de test sont saisis de bout en bout.

6. Calendrier et erreurs classiques

Un calendrier réaliste

Ordres de grandeur à adapter : tout dépend de l'état de vos fichiers.

Comptez donc un à deux mois en tout, hors inventaire physique. Une bonne fenêtre s'ouvre après les vendanges et la déclaration de stock : la vigne et la cave sont au calme.

Les erreurs classiques

• Importer des données sales et corriger après coup, ligne par ligne.
• Changer de nom de parcelle en cours de route, ce qui coupe l'historique.
• Reprendre le stock théorique au lieu du stock physique.
• Supprimer l'ancien fichier parce que « tout est dans le nouvel outil ».
• Oublier les utilisateurs : l'outil le mieux migré ne sert à rien si la cave continue de noter sur papier.

7. Archiver et garder la sortie ouverte

Archiver l'ancien outil

Une fois la validation faite, passez l'ancien fichier en lecture seule, datez-le et rangez-le avec ses sauvegardes.

Se garder une porte de sortie

Un bon moment pour vérifier la réversibilité de votre nouvel outil, c'est avant de s'y engager. Demandez ce qu'il est possible d'exporter, dans quel format et à quel moment (parcelles, traitements, stocks, clients, factures).

• Préférez des formats ouverts comme CSV ou Excel. Pour les données personnelles, la CNIL indique que les formats difficilement exploitables, comme le PDF ou les images, ne sont généralement pas appropriés.
• Le RGPD donne un droit à la portabilité, mais limité : il porte sur les données personnelles fournies par la personne, recueillies avec son accord ou dans le cadre d'un contrat, et traitées par des moyens automatisés. Les données déduites ou calculées en sont exclues. Le délai de réponse est d'un mois, et la demande est en principe gratuite.
• Ce droit ne couvre donc pas tout (une cuve, une parcelle ou un traitement ne sont pas des données personnelles). Le contrat reste le bon endroit pour prévoir les exports complets.

Pour comparer des outils avant de choisir, voir le comparatif des logiciels viticoles.