Plan de cuverie et traçabilité : Chaque cuve identifiée, chaque transfert tracé.

1. Identifier chaque contenant

Les inspecteurs regardent d'abord l'identification des récipients. Selon la DREETS Nouvelle-Aquitaine, tous les récipients servant à l'entreposage (cuve, garde-vin…) sont identifiés par leur numéro et leur capacité. Le règlement d'exécution (UE) 2018/274 précise que les récipients portent les indications permettant d'identifier leur contenu à l'aide du registre.

Pour les récipients de 600 litres ou moins, remplis du même produit et entreposés ensemble dans le même lot, le marquage peut être remplacé par celui du lot entier, à condition que ce lot soit clairement séparé des autres. C'est le cas d'un rang de barriques.

Une nomenclature simple

Aucun format n'est imposé : choisissez un code court, stable et lisible de loin. Par exemple un préfixe par type (C pour cuve, F pour fût, B pour bac) suivi d'un numéro, et un emplacement dans le plan (salle, rangée). Le numéro ne change jamais, même si le contenu change. Écrivez-le sur la cuve, sur le plan et dans le registre avec la capacité.

2. La fiche de contenu d'une cuve

Le plan de cuverie répond à une question : que contient cette cuve aujourd'hui ? D'après la DREETS, la couleur du produit et toutes les mentions susceptibles de figurer sur l'étiquette finale sont reportées au registre : millésime, cépage(s), nom de domaine, mention traditionnelle. Pour chaque cuve, tenez à jour :

• le volume réel et la capacité ;
• la catégorie et la dénomination du produit (AOP, IGP, vin de cépage ou sans indication), la couleur et le millésime ;
• le ou les cépages et les parcelles d'origine, qui permettent de justifier les mentions de l'étiquette ;
• l'état : moût, fermentation, vin fini, élevage, vide, à nettoyer ;
• la date du dernier mouvement.

Le règlement impose des comptes distincts par catégorie de produit : chaque AOP, chaque IGP, chaque vin de cépage sans indication géographique avec son année de récolte. Une cuve ne devrait donc pas mélanger deux catégories sans que le registre le montre.

3. Enregistrer les transferts

Pour chaque opération visée par le règlement, le registre mentionne la date, la nature et les quantités mises en œuvre, la quantité obtenue, la désignation du produit avant et après, et le marquage des récipients d'où vient le produit et où il va. Pour une mise en bouteille, on précise aussi le nombre de récipients remplis et leur contenance.

Un simple soutirage n'apparaît pas dans la liste des opérations de l'article 29 du règlement délégué (UE) 2018/273. Le consigner reste pourtant le seul moyen de savoir, six mois plus tard, ce qui a été mélangé dans quelle cuve. En cas de doute sur ce qu'exige le registre de votre domaine, le service des douanes ou la DREETS font foi.

Les pertes

Les États membres fixent le pourcentage maximal de pertes acceptable (évaporation, traitements, changement de catégorie). Si vos pertes réelles dépassent ce seuil, vous en informez par écrit l'autorité compétente. Mesurez donc vos volumes avant et après chaque transfert : sans cela, une perte normale et une fuite se confondent.

4. Registre de cave et DRM

Le registre de cave tient trois comptes : entrées et sorties, manipulations, produits à emploi réglementé. Ses délais d'inscription :

• entrées : au plus tard le jour ouvrable suivant la réception ;
• sorties et pertes : au plus tard le troisième jour ouvrable suivant l'expédition ou la constatation ;
• manipulations : au plus tard le jour ouvrable suivant, et le jour même pour l'enrichissement.

Les États membres peuvent autoriser des délais plus longs, sans dépasser trente jours, à condition qu'un contrôle reste possible à tout moment sur pièces justificatives. La DREETS cite l'article 286 I du code général des impôts, qui admet une saisie au plus tard le 10 du mois suivant. Écrire le jour même reste la meilleure habitude.

Le registre est tenu sur les lieux où les produits sont détenus. Il peut être électronique, mais la DREETS écarte le tableur modifiable, qui ne présente pas de garanties suffisantes. Il se conserve au moins 5 ans après la clôture des comptes. Chaque année, un bilan avec inventaire des stocks clôt le registre ; les écarts entre stock réel et stock inscrit y sont mentionnés.

La DRM reprend la balance de ce registre. Le détail des dates, de CIEL et des documents d'accompagnement est dans le guide sur la DRM viticole, et un exemple de tenue dans le guide sur le registre de cave.

5. Retrouver un lot, de la cuve au client

L'article 18 du règlement (CE) 178/2002 impose d'être capable d'identifier qui vous a fourni chaque denrée et à quelles entreprises vous l'avez livrée : un pas en arrière, un pas en avant. Les denrées mises sur le marché sont étiquetées ou identifiées de façon adéquate pour faciliter cette traçabilité. Et si vous pensez qu'une denrée n'est pas conforme aux exigences de sécurité, l'article 19 vous demande d'engager immédiatement les procédures de retrait.

Dans un chai, la question se pose dans les deux sens :

• Du lot vers l'amont : ce lot embouteillé vient de quelles cuves, assemblées quand, avec quels intrants ? Le registre des manipulations, qui note les cuves avant et après, doit permettre de le dire.
• Du lot vers l'aval : à quels clients ce lot a-t-il été livré ? C'est le rôle des documents d'expédition et du numéro de lot, voir le guide sur la préparation de commande et celui sur le numéro de lot.

Faites l'essai à blanc une fois par an : choisissez un lot au hasard et reconstituez en moins d'une heure ses cuves d'origine et ses destinataires. Ce qui bloque indique ce qu'il manque au suivi.

6. Check-list de mise en place

1. Numérotez et étiquetez physiquement chaque cuve, fût ou bac, avec sa capacité.
2. Dessinez le plan de cuverie et gardez-le à jour dès qu'un contenant est déplacé ou remplacé.
3. Désignez un responsable de saisie par période (vendanges comprises), pour que chaque mouvement soit enregistré par quelqu'un.
4. Enregistrez chaque mouvement le jour même, avec le volume mesuré, pas le volume estimé.
5. Notez cuve d'origine et cuve d'arrivée pour tout assemblage et toute mise en bouteille.
6. Rapprochez périodiquement le volume inscrit de chaque cuve de sa mesure réelle (jaugeage), et inscrivez l'écart.
7. Faites l'inventaire de fin d'année et conservez le registre au moins 5 ans.
8. Refaites l'essai de remontée d'un lot une fois par an.

7. Les erreurs classiques

• Renuméroter les cuves d'une année sur l'autre : les anciennes écritures ne correspondent plus à rien.
• Saisir à la fin de la semaine ou après les vendanges, de mémoire, au-delà des délais.
• Oublier les petits mouvements : ouillage, complément, remontage d'une cuve à l'autre.
• Ne pas noter les pertes : le stock du registre dérive de la réalité.
• Assembler sans trace : impossible ensuite de dire quelle cuve a nourri quel lot.
• Un tableur que chacun peut modifier, sans historique, plutôt qu'un registre fiable.
• Un plan de cuverie tenu à part, jamais rapproché du registre.